当公司的客户因为各种原因无法偿还公司的应收账款时，就会产生坏账。这种损失开支需要被记录在公司的财务报表中。坏账的会计分录包括1、将应收账款减少，2、将坏账费用增加。下面就详细介绍这两个步骤。
第一步，将应收账款减少。一旦公司认为某个客户无法偿还其欠款，就应该将这笔钱从应收账款中减去。这需要额外的判断和审批程序，例如和客户进行多次催收联系或者将欠款委托给第三方进行收讨等。完成审批程序后，会计师便可以进行减少应收账款的会计分录。应收账款账户减少，而坏账准备账户增加（坏账准备是公司预留用于应对坏账的资金，会计师会提前计算需要预留多少坏账准备）。

第二步，将坏账费用增加。坏账并不是公司可以避免的成本，看作是公司经营中的费用。为了记录这样的支出，会计师需要将坏账准备账户中的资金从中抽出，增加坏账费用账户的金额。此时，坏账费用账户的金额便代表了公司的真实财务情况，也代表了公司这笔被坏账损失支出的发生。
实际发生坏账时的会计分录就是这样完成的。仔细计算和审核坏账准备账户的余额，记录减少应收账款的交易和增加坏账费用账户中的交易，是会计师必须要进行的核心工作。通过这样的记录和处理，公司能够更加准确地了解其财务情况，对经营方针和决策有着更为清晰的认识。